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Une migration d'Excel vers un PIM se prépare en quatre temps : auditer les fichiers pour connaître leur état, choisir un premier lot d'une ou deux familles de produits, normaliser les valeurs et les unités pendant l'import et non après, puis faire valider chaque famille par son responsable métier avant de la déclarer diffusable. La migration ne se fait jamais d'un bloc, et les familles non migrées restent sous tableur sans double saisie.
Pour auditer vos données produits avant un PIM, recensez d'abord vos sources et identifiez celle qui porte la référence de vérité. Mesurez ensuite la complétude par famille, repérez les doublons et les valeurs incohérentes, qualifiez les médias rattachables, puis fixez les règles de normalisation à appliquer pendant la reprise. Cet audit conditionne le chiffrage du projet : il transforme une estimation en budget.
Un cahier des charges PIM/DAM ne se juge pas sur la longueur de sa liste de fonctions mais sur la précision avec laquelle il décrit votre existant : vos sources, leurs identifiants, vos familles de produits, vos canaux et leurs exigences. Sans ces éléments, les devis reçus sont des fourchettes révisables et les réponses des prestataires deviennent incomparables. Quatre conditions séparent un document utile d'un document administratif.